Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Der Empfang, die Verarbeitung und die Aufbewahrung von E-Rechnungen sind seitdem für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 betreffen lediglich das Ausstellen und Versenden. Zum 1. Januar 2027 beginnt nun die entscheidende zweite Stufe.
Ab 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat, müssen für ihre B2B-Umsätze ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, etwa im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format oder in einer sonstigen zulässigen Ausgestaltung. Eine einfache PDF-Datei reicht dann grundsätzlich nicht mehr aus.
Lag der Vorjahresumsatz dagegen beispielsweise bei 600.000 €, darf das Unternehmen für seine im Jahr 2027 ausgeführten Umsätze noch bis zum 31. Dezember 2027 Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen verwenden.
Ausnahmen
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zwar empfangen, verarbeiten und aufbewahren können, sind zum Versand jedoch nicht verpflichtet. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen; die freiwillige Nutzung der E-Rechnung ist möglich.
Keine E-Rechnungspflicht besteht außerdem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, für steuerfreie Umsätze sowie generell für Rechnungen an Endverbraucher.
Zeitplan im Überblick
| Zeitraum | Regelung |
| 2025 – 2026 | Übergangsregelung für alle Rechnungsaussteller |
| 2027 | E-Rechnungspflicht für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 2028 | E-Rechnungspflicht für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze (Ausnahme: Kleinunternehmer) |
Konsequenzen bei Verstößen
Wer zu den für ihn geltenden Stichtagen E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß empfangen, verarbeiten, aufbewahren und versenden kann, riskiert erhebliche Nachteile: Die Finanzverwaltung kann Umsätze schätzen, den Vorsteuerabzug versagen oder Bußgelder verhängen.
Ausblick: Längere Aufbewahrungsfristen geplant
Es ist geplant, die Aufbewahrungsfrist für alle Unternehmen von 10 auf 15 Jahre zu verlängern. Ob die Umsetzung bereits für 2027 erfolgt, ist derzeit noch offen.
Unser Hinweis für Sie
Unternehmen, die ab 2027 betroffen sind, sollten jetzt prüfen, ob ihre Buchhaltungs- und Rechnungssoftware die Anforderungen erfüllt, und die Umstellung frühzeitig mit ihren Geschäftspartnern abstimmen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.